Information om hur vi hanterar dina personuppgifter

Här beskriver vi Forshaga kommun integritetspolicy, vår policy för hantering av personuppgifter. Det viktigt för oss att du känner dig trygg i att dina kontaktuppgifter är säkra när du använder våra digitala kanaler, vår webbplats, appar, e-tjänster eller på annat sätt är i kontakt med oss.

Inom Forshaga kommun hanterar vi personuppgifter i olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att du som invånare ska få det stöd och den service som du har rätt till.

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan exempelvis vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas allt som vi gör när vi hanterar uppgifter om dig digitalt. Till exempel när vi skriver utredningar eller handlägger ärenden.

Varför hanterar vi dina personuppgifter?

Forshaga kommun hanterar personuppgifter i många olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att tillhandahålla det stöd och den service vi ansvarar för. Det kan till exempel vara för att:

• Tillhandahålla förskola och skola för barn och ungdomar och kunna erbjuda skolhälsovård och kulturskola
• hantera bygglov och planera mark
• Ta hand om våra gator och tillhandahålla parkering
• Ta hand om avfall och tillhandahålla vatten och avlopp
• tillhandahålla och administrera appen för avfallshantering, till exempel för att visa hämtdagar, skicka påminnelser och ta emot felanmälningar
• Utöva tillsyn inom områdena alkohol och tobak, miljö och livsmedel
• Utföra vårt uppdrag för de som har behov av stöd i form av god man eller förvaltare
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, färdtjänst och bostadsanpassning och flyktingmottagande
• Lokala arbetsmarknadsåtgärder och integration på arbetsmarknaden
• Samverka med externa aktörer inom näringsliv och turism
• Genomföra val
• Kunna fatta beslut i ärenden, personuppgifter kan förekomma i underlag för beslut, kallelse och protokoll
• Ta hand om initiativ, synpunkter, frågor och felanmälningar från enskilda
• Administrera uppgifter om kunder och leverantörer, till exempel för att tillhandahålla kommunala tjänster och hantera fakturor, inbetalningar och utbetalningar
• Administrera upphandlingar och avtal med olika leverantörer
• Hantera krav, försäkringsärenden och rättsliga tvister
• Informera och marknadsföra kommunens verksamheter i olika sammanhang
• Rekrytera nya medarbetare
  

Vad har vi för rätt att hantera dina personuppgifter?

Vi hanterar dina uppgifter med stöd av dataskyddslagstiftningen och de lagliga grunder som anges där. Det finns följande lagliga grunder för personuppgiftsbehandling:

• Samtycke
• Avtal
• Rättslig förpliktelse
• Skydd för grundläggande intressen
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning
• Efter en intresseavvägning (gäller ej kommunen)

Många personuppgiftsbehandlingar inom kommunen grundar sig på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Det förekommer också att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig. När vi använder bilder inhämtar vi ditt samtycke.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

Vi hanterar de personuppgifter som vi behöver för ändamålet med varje behandling. Exempelvis namn, kontaktuppgifter och personnummer i de fall det behövs.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs och i vissa fall för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen.

Vad gäller om du samtyckt till att vi hanterar dina uppgifter?

Om du har samtyckt till att vi hanterar dina personuppgifter har du alltid rätt att ångra dig och ta tillbaka ditt samtycke. Det gör du genom att kontakta kommunens dataskyddsombud. I så fall får vi inte längre hantera dina uppgifter. Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av publiceringen innan samtycket återkallades.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan. De uppgifter vi samlar in från andra kan vara:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig
• Uppgifter från andra myndigheter
• Uppgifter från kredit- och upplysningsföretag
  

När är du skyldig att lämna uppgifter till oss?

Om du ansöker om en tjänst eller service som kommunen tillhandahåller behöver du lämna dina personuppgifter. Likaså om du ingå avtal med oss. I de fall det finns en skyldighet enligt lag att lämna personuppgifter till oss så informerar vi dig.

Automatiserat beslutsfattande

Ett automatiserat beslut är ett beslut som enbart grundas på automatisk behandling, utan mänsklig medverkan. Om vi använder automatiserat beslutsfattande så informerar vi dig.

Till vilka andra lämnar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dom. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• Betalningar (fakturahantering, banker och betaltjänstleverantörer)
• Marknadsföring och information (webb, utskrift och sociala medier)
• IT-tjänster (tillhandahålla verksamhetsstöd, hantera drift, support och underhåll av våra IT-lösningar)
• Transporter (logistikföretag, taxi- och bussbolag för persontransporter)
• Personal (rekryteringsföretag, ledar- och medarbetarundersökningar, företagshälsovård)
  

Överföring till tredje land

Överföring till tredje land betyder att uppgifter lämnas till länder utanför EU och EES-länderna Norge, Island och Liechtenstein. Om vi överför dina personuppgifter till tredje land så informerar vi dig.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att begära ett registerutdrag för att få veta vilka personuppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller raderas. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall kan du ha rätt att få dina uppgifter flyttade.

Vill du ha ett registerutdrag kan du vända dig till dataskyddsombudet som du når via kommunens kontaktcenter 054-17 20 00 eller via e-post dataskyddsombud@forshaga.se

Hur kontaktar du oss vid frågor om dataskydd?

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud som du når via kommunens kontaktcenter
054-17 20 00 eller via e-post dataskyddsombud@forshaga.se

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Varje nämnd inom Forshaga kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom nämndens verksamhetsområde.

Vem är dataskyddsombud?

Kommunens nämnder och bolag har en gemensam organisation för dataskyddsombud och funktionen finns på kommunledningskontoret. Dataskyddsombudet nås på dataskyddsombud@forshaga.se eller via kommunens kontaktcenter telefon
054-17 20 00.

Har du synpunkter på vår hantering?

Tycker du att vår personuppgiftsbehandling är felaktig och vill klaga på den kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet på området.

Offentlighetsprincipen

Forshaga kommun är en offentlig verksamhet. Detta innebär att meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.