Vanliga frågor – FAQ

Eftersom kommunen sällan vet exakt hur mycket den kommer att handla under en avtalsperiod upphandlar kommunen ofta ramavtal. Ramavtal gör att vi inte förbinder oss vid exakta volymer, men säger att vi avser att handla på ramavtalet. Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkoren, ”ramarna” för kontrakt, ”avrop, köp” som senare ska tilldelas under en viss period. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader. Ett ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Ett ramavtal kan också bestå av flera delområden som kan ingås med olika leverantörer för respektive område. I ett ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda kan tilldelning exempelvis ske via en fastställd rangordning.

En kommun får inte gynna lokala företag på ett sätt som gör att någon annan leverantör inom EU-området diskrimineras eller inte blir behandlad lika. Lagen om offentlig upphandling och den fria rörligheten inom EU styr hur upphandlingar ska gå till. Kommunen har därför inte rätt att exempelvis, när det gäller matlagning, ställa krav på närproducerade råvaror.

Kommunen kan skapa goda förutsättningar för lokala företag genom att utforma det så kallade förfrågningsunderlaget så att fler företag kan vara med och lägga anbud. Till exempel har en lokal leverantör oftast en fördel eftersom kostnaden för transport inte är lika hög som för en producent som finns långt bort. Samtidigt vill kommunen också att företag inom den egna kommunen ska kunna leverera till andra kommuner än bara Forshaga. Den här frågan är inte helt enkel.

Ja, det kan du. Det finns tre olika sätt att göra det på:

• Åberopa andra företags kapacitet
• Använda underleverantörer för att genomföra kontraktet
• Lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra leverantörer

Läs i upphandlingsdokumenten vad som krävs i upphandlingen kring samarbetsformerna och hur du ska ange det i ditt anbud.

En anbudsgivare som inte själv uppfyller alla krav har en långtgående rätt att åberopa annans kapacitet, det vill säga ta hjälp av annan företagare för att påvisa att anbudsgivaren är seriös och har tillgång till de resurser som krävs om denne vinner affären.

Kapacitet kan till exempel åberopas för ekonomi – ditt företag omsätter till exempel inte tillräckligt mycket enligt kravställning, men du har ett moderbolag som gör det, och är villigt att ställa sig bakom ert anbud, då kan du således ändå uppfylla kravet genom detta åberopande av ekonomisk kapacitet.

Statistik från upphandlingsmyndigheten visar att mikroföretag och små företag stod för 50 procent av alla kontrakterade anbud 2018. Alltså är det företag med mindre än 50 anställda och med omsättning mindre än 10 miljoner euro som vinner hälften av alla upphandlingar.

Enligt statistik från Upphandlingsmyndigheten så är det 43 procent av alla upphandlingar som utvärderas på pris, alltså utvärderas majoriteten på annan grund. När kommunen utvärderar anbud så antas det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga på någon av följande grunder:

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet – kommunen tar hänsyn både till pris och så kallade tilldelningskriterier. Tilldelningskriterier som kan utgöra kvalitet kan vara till exempel genomförandebeskrivning, olika egenskaper hos varan/tjänsten, stödfunktioner med mera.
• Kostnad – kommunen kan bedöma anbudet utifrån kostnadseffektivitet såsom en analys av kostnader under livscykeln för varan eller tjänsten.
• Pris – vinnande anbud är det som uppfyller alla krav och har lägst pris.

När kommunen upphandlar på grunden pris, så innebär det inte att kommunen struntar i kvalitet. Kommunen kan ställa kvalitetskrav istället för att utvärdera kvaliteten och därmed få en kvalitativ vara och tjänst.

Exempel: Kommunen behöver upphandla engångsmuggar och vill utvärdera på grunden pris. Om kommunen skriver: ”Lämna anbud på engångsmuggar”, så kan leverantörerna ange vad som helst och kvaliteten riskerar att utebli till förmån för ett lågt pris. Men om kommunen istället skriver att muggarna ska vara:

• Gjorda av papper.
• Vara FSC-märkta.
• Uppfylla upphandlingsmyndighetens krav på blekningsmetod och plastinnehåll vara godkända för livsmedel.
• Rymma 25 centiliter +/- 10 procent.
• Ha utfällbara öron.
• Pappret ska ha en tjocklek som kan hålla varm vätska minst 2 timmar.

Då kan kommunen vara säker på att få jämförbara varor och att få rätt vara till rätt pris.